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¿Cómo estructurar el subdepartamento de Ingeniería del mantenimiento?
El subdepartamento de ingeniería del mantenimiento está conformado por uno o varios profesionales que se ocupan básicamente de la elaboración del plan de mantenimiento, su implantación o planificación, de los análisis de averías, de la elaboración de especificaciones, instrucciones técnicas y procedimientos y por último de la implementación y uso adecuados del software de gestión del mantenimiento.
Este subdepartamento puede estar integrado por un solo profesional, en organizaciones muy pequeñas. Dicho profesional no debe ser en ningún caso el propio jefe de mantenimiento, que no debe asumir esta responsabilidad. En caso de asumirla, significará con total seguridad que las responsabilidades asignadas a este subdepartamento no se llevarán a cabo, no se elaborará el plan de mantenimiento, no se revisará, no se investigarán averías, el software de mantenimiento será caótico y no se elaborarán especificaciones ni procedimientos, o no lo harán en los plazos necesarios o con un nivel de detalle y calidad suficiente. Y por el contrario, en caso de que sí lo haga, es posible que descuide otras obligaciones, como la ejecución.
Funciones y responsabilidades
El subdepartamento de ingeniería del mantenimiento representa la parte más intelectual y organizativa del mantenimiento. Está completamente alejada de la tensión del día a día y así debe mantenerse. Su trabajo no debe verse alternado o afectado por sucesos puntuales o por problemas de resolución inmediata: para eso existen otros subdepartamentos.
De forma esquemática, sus responsabilidades son las siguientes:
La estructura interna del subdepartamento
El subdepartamento de mantenimiento puede estar integrado por una sola persona, en aquellas organizaciones que cuentan con poco personal o que no han tenido nunca este puesto. El único responsable asume, entonces, las siete funciones del departamento. Se debe ser muy cuidadoso en la elección de este responsable en caso de que sea así, por la importancia que tiene cada una de sus funciones.
En organizaciones de gran tamaño, existe un responsable para cada una de las secciones o funciones que cumple el subdepartamento de mantenimiento. En organizaciones de tamaño medio, cuyo presupuesto no es suficiente como para tener un responsable por cada sección, suelen agruparse funciones, de manera que un responsable puede tener varias responsabilidades, aunque éstas deben ser compatibles entre sí. Así elaborar el plan de mantenimiento y elaborar procedimientos para su realización son actividades compatibles; analizar averías y realizar especificaciones de compra de equipos son responsabilidades compatibles; implantar un software y elaborar informes de mantenimiento también son compatibles, ya que los datos necesarios para elaborar un informe se extraen del software de mantenimiento.
Es muy importante tener en cuenta, igualmente, que los integrantes de este departamento no deberían tener ninguna responsabilidad en los otros departamentos, es decir, no deberían participar en el diagnóstico, en la corrección de averías o en los trabajos de taller. Tampoco deberían estar involucrados en la dirección del departamento de mantenimiento.
El responsable de Ingeniería de mantenimiento
Su función principal, como ya se ha detallado, es asegurar que se realizan correctamente los trabajos asignados a ingeniería del mantenimiento, y que básicamente se refieren a elaboración e implantación de planes de inspección, elaboración e implantación de rutas conductivas, realización de análisis de averías, realización de estándares y procedimientos, y gestión del software de mantenimiento asistido por ordenador.
Las funciones que deben figurar en la descripción de su puesto de trabajo deberían ser las siguientes:
La estructura de ingeniería de mantenimiento
Además del responsable, son necesarios otra serie de puestos o responsabilidades. Como ya se ha indicado, puede haber una o más personas por cada una de estas responsabilidades, o agruparse varias de ellas en un único profesional, dependiendo del tamaño de la instalación y del número de técnicos con el que cuenta el departamento de mantenimiento.
Responsable de elaboración del plan de inspección
Su función es asegurar que el plan de mantenimiento o plan de inspección está completo, abarca a todas las áreas de la empresa, y está convenientemente actualizado. Hay que tener en cuenta que en un primer momento el personal dedicado a estas funciones puede estar saturado de trabajo, pero una vez hayan finalizado la primera versión del plan de mantenimiento su carga de trabajo disminuye notablemente.
Responsable de planificación
Los técnicos que se ocupan de esta función son responsables de la planificación de los trabajos que se realizan en las ventanas de mantenimiento. Habitualmente no son responsables de planificar las inspecciones, pues éstas las genera automáticamente el software de gestión, y están a cargo del responsable del área de diagnóstico. Tampoco son responsables de la planificación de los trabajos de taller, de los que se ocupa el Jefe de Taller, ni de las intervenciones urgentes no programadas, que están coordinadas por el responsable de ejecución ya que por definición, no requieren programación.
Responsable de la administración del software de mantenimiento
Su función es asegurar que el software de mantenimiento se ha implementado correctamente, que todo el personal lo sabe utilizar y lo utiliza, es el responsable de desarrollar nuevos indicadores, nuevos informes, y por supuesto, es responsable final de la alimentación de datos al programa.
Responsable del análisis de averías
Su función es asegurar que todas las averías de carácter repetitivo (convendrá definir claramente qué se entiende por averías repetitivas en cada instalación), las averías que hayan afectado a producción y las de alto coste de reparación se han investigado. Se subraya todas porque es un trabajo que debe hacerse de forma sistemática, de forma que el responsable de investigación de averías siempre tiene una carga de trabajo pendiente. Es importante definir un tiempo máximo para la entrega del informe final de cada evento, que no debería superar los 3 días desde que se produjo.
Responsable de estandarización y procedimientos
La función principal del ingeniero de estandarización y procedimientos es elaborar todos los procedimientos necesarios para el normal funcionamiento de todo el departamento de mantenimiento. Dichos procedimientos pueden ser de carácter técnico, con el listado de pasos a dar en cada tarea de mantenimiento que se realice, o de carácter organizativo, en el que se indique el proceso a seguir para realizar una determinada función o cumplir un determinado objetivo.
Conclusiones
Un departamento de mantenimiento que busque mejorar sus resultados debe disponer de recursos suficientes que se dediquen a pensar, además de los recursos que se requieren para diagnosticar y ejecutar. Pensar, en términos de mantenimiento, significa elaborar el plan de mantenimiento, planificar la ejecución tanto de las tareas que pertenecen al plan como de los trabajos que se requieren tras ser detectada una falla potencia, investigar accidentes, siniestros averías y fallas repetitivas, gestionar el software en el que se registra la actividad de mantenimiento, y crear procedimientos y estándares.
La mejor forma de asegurar que se dispone de estos recursos y que se dedicarán a esta actividad y no a otras es crear un subdepartamento, dentro del departamento de mantenimiento, dedicado a trabajos de ingeniería. Este subdpartamento, dependiendo del número de técnicos con los que cuente la instalación, puede estar dotado con un único ingeniero o con diversos profesionales especializados en cada sección (elaboración de planes, investigación de averías, planificación, gmao, procedimientos…). La creación de dicho subdepartamento supone, en general, la diferencia entre un departamento bien gestionado y uno que vive sumido en el día a día.
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